Persondatapolitik for behandling af gæste-, kunde- og leverandøroplysninger​

1. Dataansvarlig

​

Hotel Skibelund Krat er dataansvarlig.

​

Hotel Skibelund Krats kontaktoplysninger er:

​

Hotel Skibelund Krat, Skibelund Krat 4, 6600 Vejen, tlf. 75 36 07 21,

​

Kontaktperson Maria Birkholm, e-mail: hotel@skibelundkrat.dk

​

Hotel Skibelund Krat håndterer alle personlige oplysninger i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning.

​

Hotel Skibelund Krat indgår aftale med gæster, kunder og leverandører om levering – køb og salg - af forskellige serviceydelser og produkter.

​

Når en gæst/kunde, bestiller og køber én eller flere af Hotel Skibelund Krats serviceydelser, og som led heri afgiver sine personoplysninger til Hotel Skibelund Krat giver denne samtidig sit samtykke til, at gæstens/kundens/leverandørens personoplysninger kan behandles af Hotel Skibelund Krat.

​

Det samme gør sig gældende for så vidt angår de eventuelle personoplysninger, som leverandører til Hotel Skibelund Krat afgiver til Hotel Skibelund Krat i forbindelse med afgivelse af tilbud eller indgåelse af aftaler med Hotel Skibelund Krat.

​

2. Hotel Skibelund Krat indsamling af personoplysninger

​

Personoplysninger indsamles af Hotel Skibelund Krat på følgende vis:

•Når en gæst/kunde – eller en repræsentant for denne - vælger at indhente tilbud på og/eller købe en af Hotel Skibelund Krat serviceydelser/produkter, eller når en leverandør afgiver tilbud eller sælger produkter eller serviceydelser til Hotel Skibelund Krat

•Fra B2B marked.

•Gennem browser cookies og web beacons.

•I forbindelse med brug af Hotel Skibelund Krats digitale ydelser.

•Ved deltagelse i Hotel Skibelund Krat kunde/loyalitetsprogram og ved abonnement på Hotel Skibelund Krat nyhedsbrev.

•Fra sociale medier, reklame- og analyseudbydere samt offentlige registre.

•Via video- og tv-overvågning.

•Når leverandører indgår aftaler med Hotel Skibelund Krat eller afgiver tilbud til Hotel Skibelund Krat

​

Indsamling og behandling af personoplysninger, jf. ovenstående vil altid ske i henhold til gældende persondatalovgivning.

Videoovervågning der, er opsat i/ved receptionen, hovedindgangen og ved parkeringspladsen sker som led i kriminalitetsforebyggelse og fungerer derudover som et tryghedsskabende tiltag for medarbejdere og gæster.

​

3. Oplysninger som Hotel Skibelund Krat indsamler

​

Hotel Skibelund Krat indsamler følgende personoplysninger:

•Navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse, fødselsdato samt andre almindelige ikke personfølsomme personoplysninger.

•Betalingskortoplysninger – typisk som garanti for en reservation og til betaling af ophold.

•Demografiske oplysninger.

•Købshistorik herunder også brugen af Hotel Skibelund Krat app og/eller andre digitale serviceydelser.

•Brugen af Hotel Skibelund Krat kunde/loyalitetsprogram.

•Oplysninger fra Hotel Skibelund Krat kundeundersøgelser.

•Oplysninger fra eventuelle udbudte konkurrencer

•Oplysninger fra Hotel Skibelund Krat sociale medier og andre digitale platforme tilhørende Hotel Skibelund Krat

•Browserinformationer.

•Oplysninger om gæstens/kundens virksomhed og relevante kontaktpersoner.

•Oplysninger om leverandørers virksomhed samt oplysninger om relevante kontaktpersoner og nøglepersoner herunder key accounts.

​

En gæst/kunde leverandør kan, frivilligt og efter eget valg give Hotel Skibelund Krat yderligere personoplysninger, som denne mener, kan have betydning for Hotel Skibelund Krat betjening/servicering af gæsten/kunde/leverandøren, eller som den pågældende mener bør gives af sikkerhedsmæssige hensyn.

​

Dette kan f.eks. være oplysninger om:

•Handicap

•Allergi

•Særlige fødevarepræferencer

•Andre helbreds- eller medicinoplysninger

​

Hvis en gæst/kunde/leverandør frivilligt og efter eget valg vælger at afgive sådanne oplysninger opfatter Hotel Skibelund Krat dette som et samtykke til at kunne registrere og gemme disse følsomme oplysninger om den pågældende.

​

Udover de oplysninger som Hotel Skibelund Krat modtager direkte fra gæster/kunder /leverandører, vil Hotel Skibelund Krat i nogle tilfælde indhente eller behandle yderligere oplysninger, som Hotel

​Skibelund Krat har modtaget af tredjeparter, f.eks. et rejsebureau, en anden formidler eller en ansat i den virksomhed, hvor den registrerede er ansat.

Hvor dette er tilfældet er den pågældende tredjepart pligtig til at informere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Hotel Skibelund Krat vilkår og betingelser samt Hotel Skibelund Krat persondatapolitik. Det er også den pågældende tredjeparts ansvar at sikre, at der er det fornødne juridiske grundlag til indsamling og behandling af de pågældende oplysninger, herunder indhente evt. fornødent samtykke til behandling af eventuelle følsomme oplysninger.

​

4. Betaling med betalingskort

​

Ved bestillinger og bookinger gemmer Hotel Skibelund Krat de oplysninger, som gæsten/kunden/leverandøren har givet, i indtil 3 mdr. hvorefter oplysningerne slettes.

Udover håndtering af bestillingen, bliver de afgivne oplysninger alene brugt, hvis en gæst/kunde/leverandør f.eks. henvender dig med spørgsmål, eller hvis der er fejl i bestillingen.

​

5. Hvad er formålet med indsamlingen og behandlingen?

​

Hotel Skibelund Krat indsamler alene personoplysninger, som er nødvendige for at opfylde de aftaler, der indgås med gæster/kunder/leverandører om levering af serviceydelser, f.eks. en overnatning, eller køb/salg af produkter eller ydelser.

​

Det er den enkelte aftales indhold/serviceydelsens karakter, som er bestemmende for, hvilke personoplysninger Hotel Skibelund Krat indsamler og behandler, og som er bestemmende for formålet med indsamlingen.

Formålet med indsamling og behandling af personoplysninger vil primært være:

•Behandling af gæsters/kunders booking og køb af Hotel Skibelund Krat serviceydelser.

•Behandling af leverandørers tilbud om - og salg - af produkter og ydelser

•Kontakt til gæsten/kunden før, under eller efter dennes ophold.

•Opfyldelse af gæstens/kundens anmodning om tilbud på eller køb af serviceydelser.

•Forbedring og udvikling af Hotel Skibelund Krat serviceydelser.

•Tilpasning af Hotel Skibelund Krat markedsføring og øvrige kommunikation.

•Analyse af gæster/kunders/leverandørers brugeradfærd og markedsføring overfor disse

•Tilpasning af Hotel Skibelund Krat samarbejdspartneres kommunikation og markedsføring til gæster/kunder/leverandører.

•Administration af gæsters/kunders/leverandørers relation til Hotel Skibelund Krat, herunder eventuel deltagelse i Hotel Skibelund Krat kunde/loyalitetsprogram.

•Opfyldelse af lovkrav, f.eks. krav om at registrere overnattende gæster efter udlændingelovgivningen og pasbekendtgørelsen.

​

6. Hjemmel - det juridiske grundlag - for behandlingen

​

Hotel Skibelund Krat vil oftest behandle personoplysninger, fordi det er nødvendigt for at opfylde en aftale med Hotel Skibelund Krat, som du en gæst/kunde eller en leverandør er part i. Det kan for eksempel være i forbindelse med hotelophold, mødeafvikling og/eller håndtering og opfyldelse af samarbejds- og leverandøraftaler.

Yderligere vil Hotel Skibelund Krat behandle personoplysninger i forbindelse med booking forud for en overnatning, afvikling af møder, selskaber, konferencer mv. samt forud for indgåelse af leverandøraftaler.

​

I nogle tilfælde vil Hotel Skibelund Krat behandling af personoplysninger finde sted som led i, at Hotel Skibelund Krat forfølger en legitim/saglig interesse, som går forud for den gæstens/kundens/leverandørens (den registreredes) interesser.

​

En sådan legitim interesse, kan eksempelvis være udarbejdelse af statistik, kundeundersøgelser, markedsføring og analyse af generel gæste/kundeadfærd, som har til hensigt generelt at forbedre oplevelsen hos Hotel Skibelund Krat og kvaliteten af Hotel Skibelund Krat serviceydelser og produkter.

​

Hvis en gæst/kunde i forbindelse med dennes ophold/besøg hos Hotel Skibelund Krat oplyser særlige personlige præferencer eller hensyn, herunder f.eks. helbredsmæssige oplysninger, handicap, religiøs overbevisning eller lignende, anvender Hotel Skibelund Krat alene oplysningerne til at sikre, at der tages hensyn til gæstens/kundens personlige præferencer, dit helbred etc.

I nogle situationer modtager Hotel Skibelund Krat personoplysninger fra tredjepart, f.eks. et rejsebureau, en agent eller lignende, bl.a. i forbindelse med gruppebookinger. Når dette sker, er den pågældende tredjepart pålagt at orientere de pågældende gæster/kunder/leverandører om Hotel Skibelund Krat vilkår og betingelser samt indholdet af denne persondatapolitik.

​

Hotel Skibelund Krat er yderligere efter lov, jf. ovenfor under pkt. 5, forpligtet til at registrere forskellige oplysninger om overnattende gæster. Disse oplysninger skal gemmes i mindst ét år og højest to år.

​

7. Den registreredes rettigheder

​

Efter reglerne i persondataforordningen, har de registrerede (kunder/gæster/leverandører) forskellige rettigheder.

•En registreret har til enhver tid ret til at få indsigt i, hvilke personoplysninger Hotel Skibelund Krat behandler om den registrerede.

•En registreret har til enhver tid ret til at få berigtiget og opdateret de personoplysninger, som Hotel Skibelund Krat har om den registrerede.

•En registreret har til enhver tid ret til at få slettet de personoplysningers, som Hotel Skibelund Krat om den registrerede. Hvis en registreret anmoder om sletning, slettes alle de oplysninger, som

​

Hotel Skibelund Krat ikke efter lovgivning er forpligtet til at skulle gemme. En sletning af den registreredes oplysninger kan i nogle tilfælde betyde, at Hotel Skibelund Krat ikke kan opfylde evt. indgåede aftaler eller levere visse serviceydelser til den registrerede.

​

Hvis nogle af de oplysninger, som Hotel Skibelund Krat har om den registrerede er givet på baggrund af den registreredes samtykke, har denne til enhver tid ret til at trække samtykket tilbage, hvilket betyder, at oplysningerne slettes eller ikke længere anvendes af Hotel Skibelund Krat. Dette gælder ikke for oplysninger, jf. ovenfor som Hotel Skibelund Krat er lovmæssigt forpligtede til at gemme.

Muligheden for at trække anmode om sletning mv. kan dog være begrænset af hensyn til beskyttelsen af andre personers privatliv, til forretningshemmeligheder og immaterielle rettigheder samt f.eks. af hensyn til muligheden for at håndhæve potentielle retskrav.

​

Den registrerede kan til hver en tid skriftligt bede Hotel Skibelund Krat om at få en oversigt over og en kopi af de personoplysninger om den registrerede, som Hotel Skibelund Krat er i besiddelse af.

​

En skriftlig anmodning herom skal underskrives af den registrerede og indeholde dennes navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse.

​

Den registrerede kan også kontakte Hotel Skibelund Krat, hvis den registrerede mener, at dennes persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller i strid med andre retlige forpligtelser, f.eks. den aftale/kontrakt, som den registrerede har med Hotel Skibelund Krat

​

Skriftlig anmodning sendes til Hotel Skibelund Krat, se kontaktoplysninger ovenfor under pkt. 1

​

Hotel Skibelund Krat vil så vidt muligt indenfor 1 måned efter modtagelsen af den registreredes skriftlige anmodning sende denne til den registreredes postadresse.

Hvis den registrerede beder om rettelse og/eller sletning af sine personoplysninger, vil Hotel Skibelund Krat vurdere, om betingelserne for anmodningen er opfyldt, og Hotel Skibelund Krat vil i så fald gennemføre ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

​

Hotel Skibelund Krat tager forbehold for at afvise anmodninger, som har karakter af chikanøs gentagelse eller som kræver uforholdsmæssige tekniske foranstaltninger (f.eks. udvikling af et nyt IT-system) eller som påvirker beskyttelsen af andre registreredes personoplysninger, eller i andre situationer hvor det vil være uforholdsmæssigt ressourcekrævende eller meget kompliceret at imødekomme anmodningen.

​

8. Sikkerhed og deling af personoplysninger

​

Hotel Skibelund Krat beskytter den registreredes personoplysninger, og har fastlagt retningslinjer, der beskytter den registreredes personoplysninger mod, at der sker uautoriseret offentliggørelse og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem.

​

Kun de personer/ansatte hos Hotel Skibelund Krat der har i kraft af deres jobfunktion har behov for de registreredes personoplysninger har adgang hertil.

​

Hotel Skibelund Krat kontrollerer løbende, at der ikke sker uautoriseret adgang til de registreredes personoplysninger.

​

Hotel Skibelund Krat tager løbende backup de registrerede personoplysninger.

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, hvor der en høj risiko for misbrug af de registreredes personoplysninger, herunder f.eks. identitetstyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden form for misbrug, vil Hotel Skibelund Krat underrette de registrerede om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt

​

Hotel Skibelund Krat sikkerhedsprocedurer bliver løbende revurderet og opdateret i forhold til den teknologiske udvikling.

​

Hotel Skibelund Krat benytter sig af en række eksterne leverandører af IT-services, IT-systemer, betalingsløsninger, etc.

​

Hotel Skibelund Krat indgår løbende databehandleraftaler med alle Hotel Skibelund Krat leverandører, hvorved det også i forhold til eksterne databehandlere sikres, at disse fastholder et fornødent og højt beskyttelsesniveau for så vidt angår de registreredes personoplysninger.

​

Hotel Skibelund Krat er i nogle tilfælde lovmæssigt forpligtede til at videregive personoplysninger eller forpligtede hertil som følge af en afgørelse fra en offentlig myndighed.

​

Hotel Skibelund Krat sletter dine personoplysninger, når Hotel Skibelund Krat lovmæssige forpligtelse ophører, eller når formålet med at indsamle og behandle oplysningerne ikke længere er til stede.

​

9. Cookies

​

Hotel Skibelund Krat anvender cookies. Yderligere oplysning om Hotel Skibelund Krat cookiepolitik kan indhentes her: https://skibelundkrat.dk/cookie/da

​

10. Klage

​

Klage over Hotel Skibelund Krat behandling af personoplysninger kan ske til Datatilsynet

​